Henkilötietojen suoja

Hyvät asiakkaat ja liikekumppanit,

Tämä dokumentti sisältää perustietoa siitä, miten käsittelemme henkilötietojanne.

Liittyen Euroopan unionin uudistuneeseen lainsäädäntöön on tämä teksti laadittu Euroopan unionin (EU) 27. huhtikuuta 2016 päivätyn henkilötietojen käsittelyä ja näiden tietojen vapaata siirtämistä sekä asetuksen 95/46/ES peruuttamista koskevan asetuksen 2016/679 (GDPR) mukaisesti.

Teksti on laadittu pääosin kysymysten ja vastausten muodossa tiedonhaun helpottamiseksi.

Tietoa löydätte seuraavassa järjestyksessä:

  1. Kuka hallinnoi henkilötietoja?
  2. Mihin tarkoitukseen henkilötietoja tarvitsemme?
  3. Mitä ovat oikeutetut etumme?
  4. Miten henkilötiedot on hankittu?
  5. Mitä henkilötietoluokkia käsitellään?
  6. Mikä on henkilötietojen käsittelyn oikeudellinen perusta?
  7. Luovutammeko henkilötietoja jollekin muulle taholle?
  8. Luovutammeko henkilötietoja kolmansiin valtioihin tai kansainvälisille organisaatioille?
  9. Kuinka kauan säilytämme henkilötietoja?
  10. Mitkä ovat omat oikeutenne henkilötietojen käsittelyyn liittyen ja miten voitte niitä toteuttaa?
  11. Analysoidaanko henkilötiedot automaattisesti?

Ilmoitamme perustiedot, joita olemme henkilötietojen hallinnoijana velvollisia kertomaan.

Ottakaa rohkeasti yhteyttä, mikäli teillä on mitä tahansa kysyttävää henkilötietojenne käsittelyyn liittyen.

1 Kuka on henkilötietojen hallinnoija?

Hallinnoija on henkilö, joka henkilökohtaisesti tai yhdessä muiden kanssa määrittää käyttötarkoituksen ja päättää, millä tavoin henkilötietoja käsitellään.

Henkilötietojen hallinnoija on yritys:

MAGSY, s.r.o., Jateční 523, 760 01 Zlín, Tšekin tasavalta.

Hallinnoijaan voi ottaa yhteyttä sähköpostitse: magsy@magsy.cz

2 Mihin tarkoitukseen henkilötietoja tarvitsemme?

Hallinnoija käsittelee henkilötietoja seuraaviin tarkoituksiin:

  • hallinnoijan ja teidän välisen sopimuksen solmimiseen sekä sitä seuraavaan sopimuksesta syntyvien sitoumusten täyttämiseen (artikla 6 kohta 1 kirjain b) GDPR). Tällaisesta suhteesta muodostuu lisää lainmukaisia velvoitteita ja hallinnoijan on sen vuoksi käsiteltävä henkilötietoja myös tässä tarkoituksessa (artikla 6 kohta 1 kirjain c) GDPR);
  • suojaamaan omia oikeutettuja etujamme (artikla 6 kohta 1 kirjain f) GDPR), jotka liittyvät etenkin markkinointitarkoitukseen. Voidakseen parhaalla mahdollisella tavalla vaikuttaa markkinaosuuteensa sekä teidän tarpeitanne vastaavien tuotteiden ja palveluiden tarjontaan, on hallinnoijan saatava yksiselitteinen suostumuksenne tällaisessa tarkoituksessa tapahtuvaan käsittelyyn (artikla 6 kohta 1 kirjain a) GDPR).

Henkilötietojen luovuttaminen hallinnoijalle on yleisesti laillinen ja sopimuksellinen edellytys. Henkilötietojen luovuttamiseen markkinointitarkoitukseen, mikä ei sisälly hallinnoijan laillisiin ja sopimuksellisiin velvollisuuksiin, vaaditaan teidän antamanne suostumus. Mikäli ette anna suostumustanne henkilötietojenne käsittelyyn markkinointitarkoituksessa, ei se tarkoita sitä, että hallinnoija tämän seurauksena kieltäytyisi toimittamasta teille sopimuksen mukaisia tuotteita tai palveluita.

3 Mitä ovat oikeutetut etumme?

Hallinnoija käsittelee henkilötietoja myös omien oikeudellisten etujensa suojelemiseksi. Oikeutettuja etuja ovat etenkin kaikkien hallinnoijan sopimuksellisten velvoitteiden asianmukainen täyttäminen, kaikkien lakiin perustuvien hallinnoijan velvollisuuksien täyttäminen, markkinointi, hallinnoijan yritystoiminnan harjoittamisen ja omaisuuden suojaaminen sekä, ei lainkaan vähäisimpänä, ympäristön suojeleminen ja kestävän kehityksen varmistaminen.

4 Miten henkilötiedot on hankittu?

Hallinnoija on saanut henkilötiedot suoraan teiltä, erityisesti täytetyistä lomakkeista, keskinäisestä kommunikaatiosta sekä solmitusta sopimuksesta. Sen lisäksi henkilötiedot voivat olla peräisin myös julkisista lähteistä, rekistereistä ja tositteista, kuten kaupparekisteristä, velkarekisteristä, ammattirekistereistä jne. Edelleen hallinnoija on voinut saada henkilötiedot kolmansilta tahoilta, joilla on oikeus henkilötietojenne tarkasteluun ja käsittelyyn ja joiden kanssa hallinnoija tekee yhteistyötä sekä edelleen intrnetistä, minne olette ne itse laittaneet.

5 Mitä henkilötietoluokkia käsitellään?

Tyytyväisyytenne varmistamiseksi liittyen sitoumuksen täysimittaiseen täyttämiseen, lainmukaisten velvollisuuksien täyttämiseksi, tuotteiden ja palveluiden henkilökohtaistetun tarjonnan varmistamiseksi sekä muihin yllä mainittuihin tarkoituksiin hallinnoija käsittelee seuraavia henkilötietoluokkia:

  • tunnistamiseen tarvittavat perustiedot – etunimi, sukunimi, postiosoite;
  • yhteystiedot – puhelinnumero ja sähköpostiosoite;
  • verkkosivu, jolta kävijä siirtyi yrityksen MAGSY verkkosivulle;
  • IP-osoite;
  • käynnin päivämäärä ja aika;
  • kävijän mahdolliset kysymykset;
  • tiedot verkkosivulla kävijän selaimesta ja tietokoneen käyttöjärjestelmästä.

6 Mikä on henkilötietojen käsittelyn oikeudellinen perusta?

Henkilötietojen käsittelyn oikeudellinen perusta on annettu GDPR:n artiklassa 6, kohdassa 1, ja sen mukaisesti henkilötietojen käsittely on laillista, mikäli se on välttämätöntä sopimuksen täyttämiseksi, hallinnoijan lainmukaisten velvollisuuksien täyttämiseksi tai hallinnoijan oikeutettujen etujen suojelemiseksi tai mikäli se tapahtuu meille antamanne suostumuksen perusteella.

7 Luovutammeko henkilötiedot jollekin muulle taholle?

Henkilötietoihinne on pääsy meidän työntekijöillämme sekä seuraavilla yhteistyötahoilla:

  • ulkopuolinen tilitoimisto;
  • kuljetusyhtiö;
  • IT-järjestelmän hallinnoijat.

Kaikkien näiden yhteistyökumppanien ja – yritysten kanssa meillä on sopimus, joka sitoo kyseisiä tahoja henkilötietojen säilyttämisen ja luovuttamisen osalta GDPR-asetuksen edellyttämällä tavalla.
Meidän on myös lainmukaisten velvollisuuksiemme puitteissa luovutettava henkilötietoja valtion viranomaisille, kuten veroviranomaisille, oikeuslaitokselle, rikosseuraamuselimille sekä markkinapääomaa valvoville elimille.

8 Luovutammeko henkilötietoja kolmansiin valtioihin tai kansainvälisille organisaatioille?

Emme luovuta henkilötietoja Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolisiin maihin.

9 Kuinka kauan säilytämme henkilötietoja?

Säilytämme henkilötietoja vain sen ajan, joka on välttämätöntä niiden käsittelytarkoituksen kannalta. Tämän ajan päätyttyä muutamme tiedot anonyymeiksi tai poistamme ne turvallisesti ja sillä tavoin, ettei niitä pysty palauttamaan, minkä johdosta niitä ei voi käyttää väärin.

10 Mitkä ovat teidän oikeutenne liittyen henkilötietojen käsittelyyn ja miten voitte niitä käyttää?

Hallinnoija pyrkii siihen, että henkilötietojenne käsittely tapahtuu oikein ja ennen kaikkea turvallisesti. Teille taataan tässä kappaleessa kuvatut oikeudet, joita voitte käyttää suhteessa hallinnoijaan.

Oikeuksianne voitte käyttää kirjallisella pyynnöllä, joka toimitetaan joko sähköpostitse tai kirjeenä kappaleessa 1 mainittuun osoitteeseen.

Hallinnoija luovuttaa maksutta kaikki käytettävissänne olevia oikeuksia koskevat yksityiskohdat ja selvitykset. Jos pyyntö kuitenkin on selvästi perusteeton tai ylimitoitettu, erityisesti sen toistuvuuden vuoksi, on hallinnoija oikeutettu velottamaan ylimääräisen lisämaksun hallinnollisista kuluista, jotka liittyvät pyydetyn tiedon toimittamiseen. Siinä tapauksessa, että käsiteltyjen henkilötietojen kopioita pyydetään toimittamaan toistuvasti, pidättää hallinnoija oikeuden veloittaa lisämaksun hallintokuluista.

Lausunnot ja mahdolliset tiedot hyväksytyistä toimenpiteistä hallinnoija toimittaa mahdollisimman pikaisesti, kuitenkin viimeistään kuukauden kuluessa. Hallinnoija on tarvittaessa oikeutettu tähän määräaikaan sekä riippuen pyyntöjen määrästä ja monimutkaisuudesta pidentämään sitä kahteen kuukauteen. Hallinnoija ilmoittaa pidennyksestä sekä siihen johtaneesta syystä.

10.1 Oikeus saada tietoa henkilötietojenne käsittelystä

Teillä on oikeus pyytää hallinnoijalta tietoja siitä, onko henkilötietojanne käsitelty vai ei. Mikäli henkilötietojanne on käsitelty, teillä on oikeus pyytää hallinnoijalta tietoa etenkin hallinnoijan henkilöydestä ja yhteystiedoista, sen edustajista ja mahdollisista tietosuojavaltuutetuista, käsittelyn tarkoituksesta, kyseisten henkilötietojen luokista, henkilötietojen vastaanottajista tai vastaanottajaryhmistä, valtuutetuista hallinnoijista, oikeuksianne koskevasta listasta, mahdollisuudesta kääntyä tietosuojaviranomaisen puoleen, käsiteltyjen tietojen lähteistä sekä automaattisesta päätöksenteosta ja profiloinnista.

Mikäli hallinnoija aikoo käsitellä henkilötietojanne uudelleen muuhun tarkoitukseen kuin siihen, minkä vuoksi ne on hankittu, toimittaa hallinnoija teille vielä ennen uutta henkilötietojenne käsittelyä tietoa tästä muusta tarkoituksesta sekä muuta asiaan kuuluvaa tietoa.

Teille annetut tämän oikeuden käyttämistä koskevat tiedot sisältyvät jo tähän tekstiin. Se ei kuitenkaan estä teitä pyytämästä niitä uudelleen.

10.2 Oikeus henkilötietojenne tarkasteluun

Teillä on oikeus pyytää hallinnoijalta tietoa siitä, onko henkilötietojanne käsitelty ja mikäli on, teillä on oikeus tarkastella tietoja, joita on tarkoitus käsitellä, kyseisten henkilötietojen luokkia, henkilötietojen vastaanottajia tai vastaanottajaryhmiä, henkilötietojenne säilytysaikaa, tietoja oikeuksistanne (oikeus pyytää hallinnoijalta henkilötietojen korjaamista tai poistamista, käsittelemisen rajoittaminen, käsittelemisen vastustaminen) sekä oikeudesta valittaa tietosuojaviranomaiselle, tietoja henkilötietojenne lähteestä, tietoja siitä, tapahtuuko automaattista päätöksentekoa ja profilointia sekä tietoa käytetystä menettelytavasta, kuten myös tällaisen käsittelyn merkityksestä ja sen oletetuista vaikutuksista itseenne, tietoa takuusta tietoja luovutettaessa kolmansiin valtioihin tai kansainvälisille organisaatioille. Teillä on oikeus kopioihin henkilötiedoistanne. Oikeudella kopionsaantiin ei kuitenkaan saa kajota muiden henkilöiden oikeuksiin tai vapauteen.

10.3 Oikeus korjauksiin

Mikäli kohdallanne muuttuu esimerkiksi asuinpaikka, puhelinnumero tai muu henkilötietona pidettävä olosuhde, teillä on oikeus pyytää hallinnoijalta korjausta käsiteltyihin henkilötietoihin. Lisäksi teillä on oikeus henkilötietojenne täydentämiseen, myös toimittamalla ylimääräisen ilmoituksen.

10.4 Oikeus poistamiseen (oikeus unohdetuksi tulemiseen)

Tietyissä määritellyissä tapauksissa teillä on oikeus pyytää, että hallinnoija poistaa henkilötietonne. Tällaisiin tapauksiin kuuluu esimerkiksi tilanne, jossa käsitellyt tiedot eivät enää ole tarpeen yllä mainitun tarkoituksen kannalta. Henkilötietojen hallinnoija poistaa tietyn ajan kuluttua tarpeettomat tiedot automaattisesti, mutta voitte pyyntönne kanssa kääntyä hallinnoijan puoleen milloin tahansa. Pyyntönne tullaan kuitenkin käsittelemään yksilöllisesti (huolimatta oikeudestanne poistamiseen saattaa hallinnoijalla olla velvollisuus tai oikeutettu etu henkilötietojenne säilyttämiseen) ja saatte yksityiskohtaista tietoa käsittelystä.

10.5 Oikeus käsittelemisen rajoittamiseen

Hallinnoija käsittelee henkilötietojanne ainoastaan ehdottoman välttämättömässä laajuudessa. Mikäli teillä on kuitenkin sellainen tunne, että hallinnoija esimerkiksi ylittää yllä määritellyt tarkoitukset, joita varten henkilötietoja käsitellään, voitte toimittaa pyynnön, että henkilötietojanne tullaan käsittelemään yksinomaan välttämättömimmistä lain mukaisista syistä tai että henkilötietojenne käsittely estetään. Pyyntönne tullaan arvioimaan henkilökohtaisesti ja saatte yksityiskohtaista tietoa käsittelystä.

10.6 Oikeus tietojen siirrettävyyteen

Mikäli toivotte hallinnoijan luovuttavan tietonne toiselle hallinnoijalle tai toiselle yritykselle, luovuttaa hallinnoija henkilötietonne vastaavassa muodossa määrittelemällenne subjektille, ellei mikään lainmukainen tai muu merkittävä este sitä estä.

10.7 Oikeus vastustamiseen sekä automaattinen yksilöity päätöksenteko

Mikäli varmistutte siitä tai vain epäilette, että hallinnoijan suorittama henkilötietojen käsittely on ristiriidassa yksityisen ja henkilökohtaisen elämänne suojelun kanssa tai ristiriidassa juridisten asetusten kanssa (sillä oletuksella, että hallinnoija on käsitellyt henkilötietoja yleisen tai oikeutetun edun perusteella tai että niitä on käsitelty markkinointitarkoituksessa, mukaan lukien profilointi tai tilastointitarkoituksessa tai tieteellisesti tai historiallisesti merkittäviin tarkoituksiin), voitte kääntyä hallinnoijan puoleen ja pyytää tältä selvitystä tai ilmenneen vahingollisen asiaintilan poistamista.

Voitte myös kohdistaa vastustuksenne suoraan automaattiseen päätöksentekoon tai profilointiin.

10.8 Oikeus valituksen osoittamiseen tietosuojaviranomaiselle

Voitte milloin tahansa kääntyä asianomaisen valvontaviranomaisen puoleen henkilötietojen käsittelyä koskevan epäilyksenne tai valituksenne kanssa.

10.9 Oikeus suostumuksen peruuttamiseen

Teillä on oikeus milloin tahansa peruuttaa henkilötietojen käsittelyä koskeva suostumuksenne. Toimittakaa tällöin kirjallinen pyyntö joko sähköpostitse tai kirjeitse kappaleessa 1 ilmoitettuun osoitteeseen.

11 Analysoidaanko henkilötiedot automaattisesti?

Henkilötietoja ei analysoida automaattisesti, eikä niitä käytetä profilointiin tai automaattiseen päätöksentekoon hallinnoijan markkinointitoiminnan puitteissa.